Organisation anniversaire : les étapes clés !

Vous êtes en charge de l’organisation anniversaire et vous êtes perdus ? Pas de panique, Locadeco est là pour diminuer votre stress ! Dans cet article, nous avons répertorié les étapes clés pour que vous puissiez organiser votre anniversaire sans stress et mauvaises surprises ! Vous pouvez aussi choisir de faire appel à un organisateur d’anniversaire, mais cela à un coût supplémentaire, pourquoi ne pas vous glisser dans la peau d’organisateur ?

Organisation anniversaire : les étapes primordiales 

Un anniversaire, c’est bien, mais s’organiser, c’est mieux ! Avant de penser à savoir ce que l’on va manger, ou encore quel type de décoration va-t-on faire, 3 étapes sont indispensables. 

Choisir la date et l’heure ! 

Vous voyez… On vous l’avez dit que c’était primordial ! Forcément, qui dit fête dit date clé. Pas si simple de trouver une date en accord avec tout le monde, cela se comprend. Entre ceux qui partent en vacances, ceux qui travaillent, on s’y perdrait presque ! Pour ce fait, le conseil que nous pouvons vous donner est qu’il est important de commencer à prévenir votre entourage. 

Quelques mois auparavant, n’hésitez pas à parler à vos amis et famille de votre future fête qui aura lieu très bientôt. Si ces derniers restent assez proches de vous, ils savent pertinemment quand cette fameuse date approche (en tout cas, on espère qu’ils n’oublieront pas) !

Afin que l’organisation que vous mettez en place ne serve pas à rien, vous pouvez créer un Save The Date. Mais… c’est quoi ça ? C’est très simple ! Il s’agit juste d’un carton d’invitation, avec simplement la date de l’événement. Pour l’organisation anniversaire : c’est un concept parfait. Vous avez non seulement eu le temps de prévenir les futurs invités, mais aussi de vous y préparer. 

Pour les personnes qui organisent une petite fête sans trop de préparatifs, un petit message sur les réseaux sociaux (création d’un événement Facebook par exemple) ou un texto en privé fera sans doute l’affaire.

Qui inviter ?

Bien sûr, si vous organisez votre anniversaire, c’est que vous savez quand même que vous avez une idée de la liste d’invités. Au préalable, nous vous conseillons de l’établir quelques mois avant. Les faux plans, on connaît tous ! Entre ceux qui ne veulent plus venir, les personnes qui veulent incruster d’autres personnes… Fixez-vous un nombre maximum de personnes que vous pouvez accueillir, à moins que vous souhaitiez faire un Projet X n°2 !

Sur un bout de papier ou alors dans l’application Notes de votre téléphone, il existe plusieurs possibilités afin de créer cette fameuse liste. Cela vous permettra de veiller à ne pas oublier certaines personnes.

Organisation anniversaire : le budget ! 

Même si c’est VOTRE jour, nous n’avons pas forcément envie de faire exploser notre porte-monnaie ! Il faudra faire des choix, et ça, il n’y aura que vous qui pourrez les décider.

• L’anniversaire “petit prix” : une chose est sûre, les économies ça vous connaît ! Vous n’avez pas envie de vous prendre la tête, mais surtout de dépenser beaucoup d’argent. Pour vous, l’organisation anniversaire vous importe, le plus important, c’est de profiter avec vos invités, et vous avez raison !
  
  
• L’anniversaire avec un budget moyen : vous voulez organiser votre anniversaire, que ce dernier soit gravé dans les mémoires de vos invités, mais vous ne voulez pas faire un événement de star non plus. La nourriture, la décoration sont des choses importantes pour vous, et c’est plutôt là-dedans que vous y mettrez votre budget.
  
  
• L’anniversaire sans limite de budget : vous n’avez pas envie de penser à tout, dans ce cas, vous pouvez faire appel à des sociétés d’organisation anniversaire, ou bien à un organisateur d’anniversaire tout simplement. Mais si vous aimez être aux commandes de votre événement, dans ce cas, on vous laisse gérer ! Si votre budget n’est pas limité, beaucoup de choix sont possibles. Louer une salle ou un domaine, faire appel à des traiteurs, des prestataires pour l’animation de la soirée… 

La décoration de votre anniversaire

Certains diront que c’est une touche supplémentaire et que cela est loin d’être prioritaire pour eux, vous avez (peut-être) raison ! Chacun a son degré d’importance pour ces étapes, mais chez Locadeco, cela nous paraît indispensable. D’ailleurs, si vous êtes totalement perdus sur cette partie, l’Event Design sera parfait pour vous, on dit ça, on ne dit rien… 😉 

Le plan de table 

Attention, vous avez ici une grande tâche de responsabilité ! Il est important de veiller et de réfléchir sur les relations entre les invités. Nous n’avons pas envie que VOTRE jour soit ruiné par des inepties. Peut-être qu’il n’y aura pas forcément de plan de table si vous décidez de ne pas préparer de “vrai repas” (pour une auberge espagnole par exemple…). 

Sur cette partie, c’est encore une fois vous qui décidez, et qui surtout devez faire le bon choix (ne prenez pas peur ahah). Il est important de le préparer avant de choisir votre décoration. En effet, cela vous permettra de savoir combien de tables, de nappes, de chaises seront à louer par exemple. 

Le thème pour l’organisation anniversaire

Il en existe tellemeeeeeent… Et vous pouvez d’ailleurs retrouver beaucoup d’articles à ce sujet sur notre blog !
Selon votre âge ou celui de la star de la soirée, il existe plusieurs thèmes différents. Mais bon, ce n’est pas parce que vous allez avoir 30 ans, que vous ne pouvez pas choisir un thème Disney… (promis, on ne vous jugera pas !!).

Sur Pinterest, vous trouverez beaucoup d’inspirations qui vous aideront à créer un anniversaire parfait. Louer de la décoration ou le Do It Yourself sont des bonnes alternatives pour les petits budgets. Alors, vous faites plus partie de la team décoration légère ou extravagante ? 

Les prestations durant la soirée

Qui dit organisation anniversaire, dit différents prestataires. Si vous confiez l’organisation de votre anniversaire à quelqu’un (une agence événementielle par exemple), vous pouvez avoir recours à choisir différents prestataires, tant au niveau nourriture que des animations durant de la soirée.  

Mais qu’est ce qu’on mange ?

Du fait maison, un traiteur, des food trucks… Un choix infini est possible ! Vous pouvez même prévoir de la nourriture en fonction du thème que vous allez attribuer à votre soirée. Par exemple, pour les anniversaires plutôt sur le thème champêtre, le nude cake est le gâteau parfait. Les pops corns sont indispensables pour une décoration cinéma…. Il y aura forcément des éléments au niveau de la nourriture qui refléteront parfaitement votre thème. Vous pouvez tout adapter dans un candy bar par exemple.

Vous pouvez faire appel à un traiteur : buffet froid, ou repas chaud, choisissez ce qui vous convient ! Il existe certains prestataires qui vous permettent de goûter les plats en “avant-première” afin que vous ne soyez pas déçus le jour J.

Pour les plus originaux, les food trucks sont très tendances depuis quelques années, et cela fait travailler les petits entrepreneurs, pas mal non ? 

Il y en a pour tous les goûts : baraque à frites, pizza, hamburgers, glaces… En bref, il y a vraiment du choix, Internet sera votre meilleur ami pour choisir ce qui régalera vos papilles ! 

Les animations

L’élément essentiel pour faire redescendre la pression et rapprocher vos invités ! Encore une fois, ici, vous pouvez rester dans la simplicité : une piste de danse, une bonne playlist, un candy bar… Le tour est joué !

Au niveau des activités, les jeux de société sont les bienvenus pour un anniversaire “chill” et si vous êtes peu nombreux, cela sera parfait. De quoi se rappeler des bons souvenirs ! Il existe également des prestataires qui pourront animer votre anniversaire et impressionner vos invités, mais cela s’adresse aux plus gros budgets : cracheurs de feu, danseurs, magiciens… Faites marcher le bouche à oreille afin de connaître quel est le meilleur prestataire pour vous. 

Pour nous, ce sont toutes les étapes clés par lesquelles vous devrez passer. Mais honnêtement, il n’y a pas de règles et de processus précis, c’est un peu comme bon vous semble. L’équipe Locadeco espère que cet article aura su vous éclairer un peu plus ! En tant qu’organisateur mariage et d’événement, on aime vous donner de bons conseils…